実務のための資料
日程調整の道具箱
日々の業務を整えるための考え方を、状況別にまとめました。具体的な記録の内容は、実際の職場の運用に合わせて検討する必要があります。
調整前の確認シート
調整を始める前に、会議や作業の目的、関係する役割、必要な時間を確認します。参加が必須の人と共有のみでよい人を分けると、候補日を判断する基準が明確になります。
候補日を伝える文章の組み立て
候補日を伝える連絡では、日時の一覧だけでなく、何のための会議か、回答が必要な範囲、返信先を一続きで示します。相手が返答する際に迷わない順序を意識します。
変更内容をまとめる記録
予定変更を記録する際は、変更前と変更後の内容、対象となる参加者、伝達状況を区別します。連絡した事実と相手が確認した事実を同じ欄に混ぜないようにします。
次の担当者への引き継ぎメモ
次の担当者に渡すメモには、調整の目的、候補の状況、返答待ちの役割、次の期限をまとめます。長い連絡履歴をそのまま渡すより、現時点の判断に必要な情報を先に示します。
お問い合わせ今の状況から、
相談内容をまとめる 今の状況から、
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